На сайте представлен сокращенный обзор, выполненный нашей компанией.
В полной версии обзор затрагивает практически весь спектр внедряемых систем электронного документооборота на Российском рынке в общем, и на рынке Санкт-Петербурга в частности.
В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS - системы управления электронными документами) или системы электронного документооборота (СЭД).
EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка ПО управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка. По оценкам аналитиков, важность и значимость внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса будет только усиливаться. Но как среди огромного количества систем электронного документооборота найти именно ту, которая более всего подойдет Вашему предприятию - в этом Вам и поможет наш обзор.
Данный обзор содержит информационно-аналитический материал по теме "Рынок систем электронного документооборота на конец 2004 года". Обзор затрагивает практически весь спектр внедряемых систем электронного документооборота на Российском рынке в общем, и на рынке Санкт-Петербурга, в частности, а также содержит анализ реализованных проектов.
Обзор содержит более 40 аналитических диаграмм и таблиц по внедрениям каждой из систем в разрезе отраслевой и географической специфики.
Рассмотрено более 1000 внедрений СЭД в России
1. Основные понятия
Все присутствующие на Российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько классификационных групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою "нишу" в рамках организации документооборота и делопроизводства. Их отличия обусловлены способами реализации задач делопроизводства, что объясняется особенностями используемых концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок.
1.1.Системы WorkFlow
Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации.
1.2.Системы делопроизводства
Системы данного класса, в основном, разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного (Российского) документооборота. Основой разработки таких систем являются рекомендации Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ДОУ). Системы делопроизводства ориентированы на крупные организации, в которых ярко выражена вертикальная составляющая управления, а также на государственные учреждения. Данные системы обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания, до передачи в архив или уничтожения.
Наличие специализированных справочников делопроизводства (группы документов, стандартные тексты, рубрикатор, номенклатура дел и т.д.), а также иерархический способ их представления, снижают трудоемкость операций по обработке документов сотрудниками службы делопроизводства при работе с системами данного класса.
Все системы наряду с общими функциями имеют уникальные особенности, которые отличают их друг от друга. В системе "Дело", в частности, реализованы возможности распределения ролевых функций между участниками делопроизводственного процесса. Введено понятие должностных лиц учреждения, принимающих и исполняющих решения (резолюции). На Российском рынке системы данного класса представлены широко вследствие популярности данного направления разработок в 90-е годы.
1.3.Электронные архивы документов
Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиска. Примером систем данного класса являются экспертные системы хранения интеллектуального капитала компании, позволяющие быстро ориентироваться во множестве знаний ее сотрудников, накопленные ими при разработке продуктов и оказании услуг.
Ведущая компания в области IT-консалтинга Gartner Group данный класс систем охарактеризовала следующим образом: "Управление знаниями - это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации и использованию информационных ресурсов предприятия и доступу к ним. Эти ресурсы включают в себя фактографические данные, текстовую информацию, правила и процедуры, и, что наиболее важно, знания и опыт сотрудников".
Электронные архивы документов применяются в организациях и учреждениях, где требуется хранить большое количество документов в структурном порядке, производить их поиск, отслеживать изменения. К таким организациям относятся архивы, аналитические службы, информагентства, ситуационные центры, силовые ведомства, промышленные предприятия и т.д.
1.4.Системы коллективной обработки документов (groupware)
Системы данного класса призваны обеспечить группу пользователей, объединенных решением общей задачи, информацией распределенной по компьютерной сети в виде общих документов. При этом необходима организация хранения документов, репликация на удаленные рабочие места и группы, оперативное отслеживание изменений и контроль всех версий документа. Такие программные продукты часто интегрируют в себе средства обмена информацией и пересылки документов между пользователями сети в виде электронной почты. Такие программные продукты на Российском рынке впервые появились с началом внедрения проектов сетевой интеграции.
1.5.Комплексные системы управления документами
К отдельному классу систем делопроизводства и документооборота можно отнести систему Documentum компании Documentum EMC. В данной системе наряду с традиционными функциями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль исполнения документов, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов. С их помощью может быть организован контроль платежей, контроль движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Количество видов документов, используемых в системе, и их реквизитов может быть настроено с учетом особенностей организации. Отличительной особенностью системы является возможность формирования отчетов по реквизитам документов в системе. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование web-технологии делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в мелких и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучения и т.д.
1. DIS: class - Электронная канцелярия "Золушка" Производитель НТЦ ИРМ
http://www.mdi.ru/about/profile1.html Описание системы
http://www.mdi.ru/dis/new/disclass.html Общее количество дилеров по России - 11
В Санкт-Петербурге и ЛО информации о дилерах - нет
`````````````````````````````````````````````````````````````````` 2. Directum Производитель Directum
http://www.directum.ru/340567.shtml Описание системы
http://www.directum.ru/314838.shtml Общее количество дилеров по России - 4
В Санкт-Петербурге и ЛО:
ООО "Эффективные Бизнес Технологии" Тел. (812) 445-27-90 mail@efbiteh.ru
``````````````````````````````````````````````````````````````````
3. DOCS Open/Fusion Производитель Hummingbird http://www.hummingbird.ru/index.html?cks=y
Описание системы http://www.hummingbird.ru/products/docsopen/index.html Общее количество дилеров по России - 11
В Санкт-Петербурге и ЛО информации о дилерах нет
``````````````````````````````````````````````````````````````````
Описание системы Documentum и ее внедрений
4. Documentum Производитель Documentum, подразделение компании EMC http://www.documentum.ru
Описание системы http://www.documentum.ru/products/index.html Общее количество дилеров по России - 17
В Санкт-Петербурге и ЛО:
Siemens Bussiness Services Ltd Россия, 199178, Санкт-Петербург Васильевский остров, 11 линия, 18 Тел. (812) 331-03-90,
Рексофт Россия, 195112, Санкт-Петербург Малоохтинский пр., 68 Тел. (812) 325-2100 http://www.reksoft.ru
Компания BCC Россия 194100 Санкт-Петербург ул. Кантемировская, 20 Тел. (812) 327-4444, 327-4343 Факс (812) 327-4337 http://www.bcc.ru
``````````````````````````````````````````````````````````````````
5. DocsVision 3.0 Производитель Digital Design http://www.digdes.ru
Описание системы http://www.docsvision.com/ Общее количество дилеров по России - 7
В Санкт-Петербурге и ЛО находится разработчик DocsVision компания Digital Design
``````````````````````````````````````````````````````````````````
6. Effect Office Производитель ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ http://www.effectoffice.com/company/Company.shtm
Описание системы http://www.effectoffice.com/products/Sistema.shtm Общее количество дилеров по России - 28
В Санкт-Петербурге и ЛО находится разработчик системы компания Гарант Интернэшнл
``````````````````````````````````````````````````````````````````
7. IIG Intravert Производитель Info Industries Group http://www.iig.ru/Company
Описание системы http://www.iig.ru/Products/intravert Общее количество дилеров по России - 1
В Санкт-Петербурге и ЛО информации о дилерах нет.
``````````````````````````````````````````````````````````````````
8. LanDocs Производитель ЛАНИТ http://www.landocs.ru/Text.aspx?dir=About
Описание системы http://www.landocs.ru/Text.aspx?dir=LanDocsFunctions Общее количество дилеров по России - 7 подразделений компании
В Санкт-Петербурге и ЛО находится подразделение компании ЛАНИТ - ТЕРКОМ
``````````````````````````````````````````````````````````````````
9. NauDoc Производитель NAUMEN http://www.naumen.ru/go/company/about
Описание системы http://www.naudoc.ru/go Общее количество дилеров по России - 11
В Санкт-Петербурге и ЛО:
ООО "ЦРЦ Компьютер" 197342, Торжковская ул., 5, оф.312. тел./факс +7 (812) 324-99-98 http://www.crc.spb.ru
``````````````````````````````````````````````````````````````````
10. OPTiMA-WorkFlow Производитель компания "Оптима" http://www.optima.ru/topic.asp?id=1
Описание системы http://www.optima-workflow.com/rus/ Общее количество дилеров по России - 27
В Санкт-Петербурге и ЛО:
ЗАО "Фирма "ОНИКС" Санкт-Петербург Адрес: ул. Колокольная, 1 Телефон: +7 (812) 325-3306 http://www.onix.ru E-mail: info@onix.ru
``````````````````````````````````````````````````````````````````
11. Panagon 2000 Производитель FileNet http://www.filenet.com Официальный дистрибьютор http://www.galaktika.kbc.ru/info/news.shtm
Описание системы http://www.filenet.com/English/Products/index.asp Общее количество дилеров по России - 1
В Санкт-Петербурге и ЛО информации о дилерах нет.
``````````````````````````````````````````````````````````````````
12. SiTex Документооборот Производитель АНД Проджект http://www.andproject.ru
Описание системы http://www.mysitex.com/sitex_dokumentooborot.html Общее количество дилеров по России - 18
В Санкт-Петербурге и ЛО находится подразделение АНД Проджект.
``````````````````````````````````````````````````````````````````
13. Staffware 2000 Производитель Tibco http://www.tibco.ru
Описание системы http://www.csu.ac.ru/osp/os/1997/01/source/45.html Общее количество дилеров по России - 1
В Санкт-Петербурге и ЛО информации о дилерах нет
``````````````````````````````````````````````````````````````````
14. БОСС-Референт Производитель АйТи http://www.it.ru
Описание системы http://www.it.ru/boss/referent/refsostav.html Общее количество дилеров по России - 11
В Санкт-Петербурге и ЛО находится подразделение компании АйТи
``````````````````````````````````````````````````````````````````
15. ГРАН-ДОК Производитель Гранит Центр http://www.granit.ru/about.asp
Описание системы http://www.grandoc.ru Общее количество дилеров по России - 1
В Санкт-Петербурге и ЛО информации о дилерах нет
``````````````````````````````````````````````````````````````````
16. ДЕЛО-Предприятие Производитель Компания "Электронные офисные системы" http://eos.ru/eos/
Описание системы http://eos.ru/eos/eos_delo Общее количество дилеров по России - 119
В Санкт-Петербурге и ЛО:
ЗАО "Сервис Центр РАТЭК" 197376, г. Санкт-Петербург, ул. Профессора Попова, д. 39 Тел.(812) 325-29-39 доп. 129, E-mail: info@ratec.ru http://www.ratec.ru
ООО "Офис-Док" Тел. (812)303-98-84, (812)444-92-31 E-mail: mail@officedoc.ru
ООО "Дисплей Балтика" 197022, г. Санкт-Петербург, ул. проф. Попова, д. 27 Тел/факс: (812) 103-00-18, 103-00-19 E-mail: soft@displaycom.ru http://www.displaycom.ru
ООО "ЛАБИТЕК" 198216, г. Санкт-Петербург, ул. Парковая, д. 4, офис 307 (812) 449-18-19 mp@labitec.ru http://www.labitec.ru
``````````````````````````````````````````````````````````````````
17. ЕВФРАТ-Документооборот Производитель Cognitive Technologies Ltd. http://www.cognitive.ru/
Описание системы http://www.evfrat.ru/about/ Общее количество дилеров по России - 56
В Санкт-Петербурге и ЛО:
ООО "Дисплей Балтика" 197022,г.Санкт-Петербург, ул. Профессора Попова, 27 (812)103-00-18, 103-00-19 soft@displaycom.ru http://www.displaycom.ru
ООО "ЛАБИТЕК" 198216, г. Санкт-Петербург, ул. Парковая, д. 4, офис 307 (812) 449-18-19 mp@labitec.ru http://www.labitec.ru
``````````````````````````````````````````````````````````````````
18. Кодекс: Документооборот Производитель КОДЕКС http://kodeks.ru
Описание системы http://kodeks.ru/noframe/free-7474?d&nd=747404292 Общее количество дилеров по России - 239
В Санкт-Петербурге и ЛО:
ООО "Трис" (812) 352-09-47; 352-03-57 soft@trees-studio.net
ООО "Трейд-инфо" (812) 388-60-07 kodeks@trade-info.spb.su
ООО "Гранит Компьютерс" (812) 278-94-82; 278-98-90 michael@set.spb.su
ООО "Софт-Мастер" (812) 310-02-46 exclusiv@mail.wplus.net
ООО "Офис-Док" (812) 303-98-84; 444-92-31 mail@officedoc.ru http://www.officedoc.ru
ООО "Интра" (81278) 2-55-18 intra@vbg.ru
ООО "Кодекс Регион" (81278) 3-50-21; 3-08-38 region@mail.bcltele.com
ООО "Информ Баланс" (81278) 2-26-76; 2-03-59 inform@vyborg.ru
``````````````````````````````````````````````````````````````````
19. Электронный архив ЕВФРАТ Производитель Cognitive Technologies Ltd. http://www.cognitive.ru/
Описание системы http://www.evfrat.ru/about/ Общее количество дилеров по России - 56
В Санкт-Петербурге и ЛО:
ООО "Дисплей Балтика" 197022,г.Санкт-Петербург, ул. Профессора Попова, 27 (812)103-00-18, 103-00-19 soft@displaycom.ru http://www.displaycom.ru
ООО "ЛАБИТЕК" 198216, г. Санкт-Петербург, ул. Парковая, д. 4, офис 307 (812) 449-18-19 mp@labitec.ru http://www.labitec.ru
20. Система управления документами PayDox. Производитель PayBot LLC.
Дистрибуция и внедрение осуществляется компанией Интерфейс, Москва, ул.Бардина, 4, (495) 925-00-49, http://www.interface.ru
Если свести все данные, полученные при исследовании Российского рынка систем, в результирующую таблицу и выделить отдельным сегментом рынок Санкт-Петербурга (см рис.1), то можно убедиться в том, что активность поставщиков систем документооборота в данном регионе достаточно низкая.
Проведя сравнительный анализ стоимости лицензий, можно заметить, что разброс цен у систем одного класса - невелик. Это демонстрирует, что рынок СЭД уже сформировался, а наличие недавно анонсированных новых решений указывает на начало процесса расширения рынка. Весьма примечательно, что присутствие иностранных систем минимально. Ранее мы уже отмечали разницу между иностранной системой регламентов документооборота и Российской. И результаты исследования наглядно показывают, насколько консервативен потребитель на этом рынке, что даже при практически равной стоимости лицензий предпочитает Российского вендора иностранному. Хотя у данного факта есть еще одно объяснение - рынок еще формируется и на нем много новых команд-внедренцев, которые будут учиться методом проб и ошибок на проектах. Поэтому разумнее всего будет, остановив свой выбор на какой - либо системе, заказать внедрение у разработчика, а договор сопровождения заключать с компанией из Санкт-Петербурга.
Как видно из рисунка 2, преобладают комплексные решения. Что и не удивительно, т.к. комплексные системы делятся на ядро и функциональные модули, которые можно подбирать, уменьшая цену приобретения. А при необходимости добавить ранее не использовавшийся функционал, просто докупив модуль. Хотя, конечно, это не совсем так, как говорят менеджеры по продажам. Дело в том, что комплексные системы имеют гораздо больше возможности ко всякого рода доработкам. И после определенного этапа просто подключить модуль уже может и не получиться. В крайнем случае дело может дойти до частичного перевнедрения уже существующего функционала. Поэтому, подбирая систему, конечно, необходимо смотреть в будущее. Но, выбирая универсальное решение, необходимо построить процесс внедрения так, чтобы стандартный функционал оставался работоспособным.
Мы бы рекомендовали проследить за тенденциями рынка в течение года. За этот период новые игроки получат необходимый опыт и начнут конкурировать между собой, предлагая более качественный сервис.
