Лавина бумажных документов, которыми обмениваются чиновники в России, уже достигла чудовищных размеров и продолжает быстро увеличиваться. Среди предлагаемых решений проблемы - создание системы электронного документооборота на основе процессинговых центров, управляемых организациями-аутсорсерами.
Организация документооборота в России находится в плачевном состоянии. Причем по всем аспектам. По данным Росархива, только ежегодный объем документации составляет порядка 250 млрд. листов в год, и цифра эта не окончательная. Показатель (если всё оставить как есть) будет расти на 8-15% ежегодно. Постоянно увеличивающийся объем бумажных документов приобретает характер национального бедствия и существенно тормозит основные управленческие процессы в государственных структурах.
Электронный документооборот в государственных учреждениях - одна из самых актуальных проблем, которые всесторонне обсуждаются сейчас не только на самом высоком правительственном уровне, но и на уровне корпоративных управляющих и экспертов. Однако, несмотря на очевидный интерес к электронному документообороту в России, что помогло бы оптимизировать работу, в первую очередь, государственных учреждений, пока не ясно, в какой форме будет реализован этот подход, какие преимущества он будет нести не только для госструктур, но и для граждан, обращающихся к государственным чиновникам.
Даже перечисляя «по пальцам» те проблемы, с которыми сталкиваются государственные органы и обращающиеся туда граждане, можно себе представить масштабы «трагедии»: неприемлемо большой срок доставки документов и поручений до исполнителя, затягивание сроков рассмотрения документов, отсутствие культуры делопроизводства и нарушение конфиденциальности внутреннего и внешнего документооборота, несоблюдение сроков рассмотрения документов, бюрократическая волокита. Продолжать перечисление можно до бесконечности.
Основная сложность - разорванность всего процесса документооборота даже внутри отдельных министерств, не говоря уже о межведомственном документообороте. В то время как крупные компании и органы госвласти, преимущественно федеральные, готовы и даже внедряют в той или иной степени системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов. До сих пор не приняты в полном объеме необходимые нормативные акты, которые определяли бы статус электронных документов, регламенты и стандарты работы с ними, придание им юридической значимости и т.д. В Государственной думе без какого-либо движения находится проект федерального закона «Об электронном документе».
Еще одна проблема, которую необходимо решить до повсеместного внедрения электронного документооборота, - это единые стандарты, которые будут применяться всеми пользователями системы. Сейчас в рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия» разрабатываются единые стандарты, в том числе и по электронному документообороту, но разработка и внедрение стандартов - это тоже серьезная задача. Возможным решением, упрощающим ситуацию, может стать создание единой системы процессинговых центров, где будет аккумулироваться электронная документация из различных федеральных и муниципальных учреждений. Наличие нескольких разрозненных центров - например, для каждого из федеральных ведомств и органов власти, - проблемы не решает.
Во-первых, нарушается естественный для электронного документооборота принцип взаимодействия структур в рамках одной системы; во-вторых, это дополнительные и существенные затраты. Тогда как наличие единого центра обеспечило бы все заинтересованные структуры доступом к хранилищу документов, гарантировало бы ускорение межведомственного взаимодействия. Создание такого процессингового центра возможно только при промышленном аутсорсинге. Аутсорсер, ответственный за проект, впоследствии будет не только курировать его работу и осуществлять поддержку, но и нести всю полноту ответственности за обеспечение безопасности и конфиденциальности. Но, кроме того, аутсорсер должен будет развивать и модернизировать саму систему центров, а также модернизировать средства доступа к услугам центра со стороны клиентов. Есть аргументы, свидетельствующие в пользу того, что использование услуг аутсорсера для целого ряда государственных учреждений поможет существенно снизить издержки, связанные с внедрением системы и ее дальнейшей поддержкой.
