Управление документооборотом охватывает всё - от выставления счетов до электронной почты, и касается каждого аспекта бизнеса. Эйб Недзвецки, вице-президент по технологии компании Cabinet NG, рассказывает, как поставщики решений могут помочь заказчикам оптимизировать процессы делопроизводства, чтобы уменьшить затраты времени и расходы.

Каждая организация имеет тот или иной документооборот. Ограничен ли он одним человеком или охватывает множество людей, нужно пройти через несколько этапов, чтобы осуществить его модернизацию. Документооборот может включать выставление счетов, обработку заказов, электронную или обычную почты и другие документы, этот процесс не прекращается ни на один день в каждой организации. Когда приходит понимание, что это процесс, многократно повторяющийся день за днем, начинаешь искать пути его оптимизации, чтобы сэкономить время и снизить затраты.

С чего начать?
Прежде всего, должно присутствовать понимание, что такая проблема существует. Обычно это проявляется как определенные «трудности» физического процесса, имеющего дело с потоком бумаг. Вот некоторые симптомы таких трудностей, связанных с бумажным делопроизводством:

- случаи потери документов;
- неспособность быстро найти нужную информацию для ответа на запрос клиента;
- выявленные аудитом нарушения регулятивных требований или норм безопасности;
- растущие затраты на дополнительный персонал для обработки бумажной документации;
- трудности отслеживания статуса прохождения заказов и т. д. при бумажном документообороте;
- потери времени и дополнительные расходы на пересылку бумажных документов между главным офисом и филиалами.

После того как принято решение модернизировать документооборот встает закономерный вопрос: «С чего начать?» Очевидно, с начала. Первое, что нужно сделать, это выбрать один процесс обработки документов. Самая большая ошибка, которую часто совершают компании, это пытаться улучшить все процессы разом. Это редко приводит к успеху, и часто кончается тем, что не удается автоматизировать ни один процесс.

Выбрав процесс для модернизации, начните с того, что разбейте его на отдельные шаги. Возьмите бизнес-процесс и физически проследите его от начала до конца. Потратьте время на каждого исполнителя, участвующего в этом процессе, и выясните, какие конкретные действия выполняются на каждом шаге, какие есть исключения по каждому решению, и куда отправляется документ по завершении этапа. Результатом всего этого будет ясное понимание, что происходит на всем протяжении рассматриваемого процесса.

Занимаясь таким рассмотрением, представьте себе этот процесс реализованным в электронном виде. Подумайте, как этот физический процесс будет протекать в цифровой среде, и сможет ли он вообще быть таковым. К примеру, один из шагов процесса может включать получение подписи сторонней организации на бумажном документе. Как это осуществить, если документ в электронном виде? Составьте список всех потенциальных трудностей, вызванных переходом на цифровую технологию. Этот список станет перечнем требований и будет полезен при выборе вендора/продукта для внедрения.

Столь же полезно составить схему, описывающую данный рабочий процесс. Она даст зримую картину и последовательность всего процесса и часто помогает лучше его понять во всех деталях. Эта схема будет также очень полезна для вендора ПО, давая ему ясное представление о вашем процессе. Есть много привычных компьютерных программ, помогающих создать такую схему: Microsoft Word, PowerPoint, Visio и др. Нет необходимости покупать специальную программу для составления схем рабочих процессов. На худой конец, подойдет даже схема, нарисованная от руки на листе бумаги или на аудиторной доске.

Выбор лучшей технологии
Теперь, когда рабочий процесс понят и составлены требования, пора перейти к выбору продукта. Для начала составьте список требуемых возможностей продукта, указав, какие из них обязательны, а какие желательны. Этот список можно затем послать разным вендорам в качестве запроса. Составляйте список, исходя из информации, собранной при анализе рабочего процесса и опросе исполнителей.

Пример такого перечня приведен ниже.
Контрольный список требований к продукту для управления документооборотом

Требования (обязательные)

Поддержка данной функции
(Да / Нет)

Пересылка вручную

Да

Пересылка на основе правил

Да

Отчетность может включать текущий статус обработки документа

Да

Изменение маршрута пересылки через административную консоль

Да

Пересылка группам

Да

Пересылка конкретным исполнителям

Да

Поддержка вариантов ввода

Да

Ввод, заданный пользователем

Да

Поддержка ветвящегося процесса

Да

Уведомление об объектах документооборота по электронной почте

Да

Уведомление об объектах документооборота во всплывающем окне

Нет

Позволяет задать нерабочие дни

Нет

Сообщения о передаче на следующий уровень

Да

Поддержка передачи на рассмотрение новому пользователю

Да

Поддержка связывания правил при выполнении правила

Да

Создание настраиваемых отчетов документооборота и их сохранение в разных форматах (PDF, XML, CSV и др.)

Нет

Автоматическая пересылка при вводе документа в систему

Да

Проверьте, чтобы процесс выбора включал сбор следующей информации от вендоров в ответ на ваши запросы.

1. Системные требования. Эта информация необходима, чтобы обеспечить требуемую инфраструктуру оборудования, чтобы приложения работали эффективно. Без надлежащих аппаратных ресурсов программное обеспечение будет работать не с оптимальной производительностью, сводя к минимуму любой выигрыш времени, ожидаемый от внедрения электронного документооборота.
2. Требования, касающиеся специализированного оборудования: электронный идентификатор подписи, сканер, веб-сервер и т. п.
3. Стоимость сопровождения ПО и технической поддержки.
4. Предлагается ли техническая поддержка?
5. Успешный опыт внедрения в организациях аналогичного размера.
6. Как осуществляется резервное копирование данных?
7. Предлагаемые программы обучения.
8. Доступность профессиональных услуг интеграции и адаптации на заказ.
9. Является ли ПО проприетарным или построено на открытой архитектуре?
10. Имеется ли комплект инструментов разработки (SDK) и/или интерфейс прикладного программирования (API) для интеграции с существующими программными продуктами?

Выбор вендора/продукта не должен строиться на одной лишь стоимости. Продукт должен отвечать главным требованиям к функциональности и обладать гибкостью, чтобы расти вместе с вашим бизнесом. Простота использования и скорость внедрения - также важные факторы. Избегайте продуктов, требующих слишком большого объема индивидуальной настройки и программирования для обеспечения базовых функций документооборота. Одно это может вызвать большие задержки и перерасход средств. Большинство пунктов вашего списка требований должны удовлетворяться уже «в поставке». Доступность обслуживания клиентов и поддержки - также очень важные элементы всего решения.

Количественная оценка результатов
Автоматизируя документооборот в вашей организации, вы должны количественно измерить улучшения в работе. Очевидной глобальной мерой является время, затрачиваемое на весь процесс обработки документов. Если вы просто произведете замеры длительности процесса до и после внедрения электронного документооборота, то можете сравнить среднее время выполнения от начала до конца.

Если выбранная вами система имеет административную консоль для мониторинга и управления документами, обработанными каждой из ваших групп исполнителей, то вы сможете также количественно измерить производительность труда отдельных людей/групп, что даст вам возможность отрегулировать рабочую нагрузку, а персоналу - повысить свою продуктивность. Есть и другие преимущества автоматизации документооборота в организации, но они носят скорее качественный характер и труднее поддаются измерению.

Хорошим примером является знакомая ситуация «пропавшего документа». Это часто случается с бумажными и даже электронными документами, которые не хранятся в хорошо организованном хранилище. Документ передается или отправляется по электронной почте как вложение другому лицу для изучения и на визирование, а потом где-то теряется или случайно удаляется. Эта ситуация рождает много проблем. Кто узнает о том, что документ пропал? Проследит ли за ним человек, который его послал, и проверит ли факт визирования? Если да, то сможет ли он воссоздать этот утерянный документ?

Согласно оценкам, средняя стоимость воссоздания утерянного документа составляет 250 долл. А если это был заказ клиента или важная заявка на оборудование? Такие ситуации потери документа случаются во многих организациях каждый день и наносят большой урон не только финансам, но и репутации и конкурентоспособности.

Пора отказаться от старого
Нет никаких оснований продолжать держаться за устаревшие и неэффективные методы делопроизводства, принимая во внимание имеющиеся на сегодня доступные по цене и простые в использовании цифровые технологии документооборота. Нужно лишь начать и разработать план. Выберите один процесс обработки документов. Проанализируйте каждый его шаг и создайте схему, описывающую этот процесс. Можно сделать это и для нескольких процессов, но вы слишком застрянете на этапе анализа и рискуете так и не добраться до самого внедрения. Имея теперь этот документированный процесс, вы можете начать обсуждение с потенциальными вендорами ПО управления документооборотом, чтобы найти решение, которое вас устроит. Такой подход позволит вам постоянно совершенствовать процессы делопроизводства, повысит эффективность работы вашей организации и сделает ее более конкурентоспособной.

Дизайн и поддержка: Silicon Taiga

Обратиться по техническим вопросам