Электронная почта - наиболее быстроразвивающееся средство внутриорганизационных коммуникаций. Она помогает доносить информацию до широкого круга адресатов без задержек и искажений, что особенно важно в территориально разнесенных организациях.

Однако ее использование порождает ряд весьма нетривиальных вопросов, связанных с "этикой электронной почты". Например, электронное послание должно соответствовать целому набору правил хорошего тона: содержать обращение к адресату, приветствие, формулу вежливости, подпись. В случае вашего продолжительного отсутствия вы должны пользоваться функцией автоматического отзыва с информацией о том, когда вы сможете ответить на полученное послание.

Возникают также и "деловые" проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к уменьшению эмоционального аспекта деловых отношений, "дегуманизации" труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию сотрудников.

Во-вторых, объем информации, который может передаваться с помощью электронной почты, создает угрозу перегруженности сотрудников, и в первую очередь руководителей. Электронная почта, по сути, весьма анархична; по ее вине сотрудники затрачивают много времени на просмотр огромного объема ненужной или второстепенной информации; неизбежное появление массы "писателей", руководствующихся экзистенциалистским принципом "я пишу, значит, я существую".

В-третьих, электронная почта может помогать "прятаться" от ответственности или от живого общения. Например, высокопоставленный менеджер крупной российской компании, широко применяющей электронные коммуникации, заметил, что в последнее время наиболее распространенный способ общения в организации - обмен посланиями между секретарями руководителей. А в правилах внутреннего распорядка одного американского концерна специально подчеркивается, что сотрудники не должны "прятаться" за электронной или голосовой почтой...

И наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей. Помимо гипотетической угрозы компьютерных хакеров, существует реальная опасность ошибочно разослать конфиденциальную информацию не по адресу.

Поэтому исключительно важно на самых ранних этапах внедрять культуру пользования электронной почтой, правильные процессы создания и управления списками рассылки сообщений, обучать сотрудников правильно пользоваться программой, управляющей почтой, и создавать иерархию сообщений в зависимости от их важности.

Позволять ли доступ в Internet с рабочего компьютера каждого сотрудника? На этот вопрос трудно дать однозначный ответ. Большинство западных компаний пошли по пути открытости и доверия к своим сотрудникам, открыв для них доступ в Сеть. В то же время высказываются вполне законные сомнения по поводу того, насколько это соответствует политике безопасности компании. И не будут ли работники терять время на сайтах, не имеющих отношения к их непосредственным обязанностям?

Как показывает опыт многих организаций, если перед персоналом поставлены четкие задачи во времени или сотрудники ориентированы на выполнение конкретных заданий, исполнение которых легко контролируется, потребности в ограничениях не возникает. Люди сами найдут наилучший способ организации своего труда и своего времени. В то же время, если основным критерием оценки является пребывание на рабочем месте, частичные ограничения, наверное, будут резонными. Нередко тот факт, что сотрудники компании начинают подолгу пропадать в Сети, становится "лакмусовой бумажкой" качества управления персоналом - в хорошей организации этого не должно происходить.

Николай Ермошкин - менеджер группы Internet Бизнес Решений Cisco Systems; Станислав Шекшня - независимый консультант по стратегии.

Дизайн и поддержка: Silicon Taiga

Обратиться по техническим вопросам