Как сэкономить на аутсорсинговом контракте

Возможно, еще год назад экономия не считалась главной задачей при заключении контракта с сервис-провайдером. Не исключено, что тогда важнее были знания и навыки профессионалов, готовых избавить компании от решения непрофильных задач. Однако сейчас ситуация изменилась - и экономить принято уже на всем. Networkworld.com предлагают девять способов сокращения стоимости аутсорсингового контракта.

1. Попросите поставщика услуг обозначить точки возможной экономии

"В зависимости от того, как давно вы сотрудничаете, персонал сервис-провайдер будет заметно лучше ориентироваться в ваших делах и задачах, чем ваши собственные сотрудники", - предупреждает Франсес Карамузис (Frances Karamouzis), вице-президент Gartner Research and Advisory Services. Соответственно, имеет смысл обсудить с ними - каковы возможности по оптимизации процессов и повышению производительности, а также - где, как и на чем лучше сэкономить, считает эксперт.

Даниэель Мазур (Daniel Masur), партер юридической фирмы Mayer Brown (Вашингтон, D.C., США), отмечает, что в идеальных аутсорсинговых контрактах оговаривается, что сервис-провайдер должен помогать заказчику сокращать издержки. Если в рассматриваемом шаблоне договора это не прописано, возможно, стоит добавить такие пункты. Например, фиксирующие премии или бонусы сотрудникам по факту обеспечения экономии компании по тому или иному направлению. Или распространяющиеся на увеличение вознаграждения всей компании-аутсорсера за достигнутый результат по сокращению издержек - в оговоренных масштабах. В любом случае следует согласовать инициативы, в успешной реализации которых будут заинтересованы обе стороны.

2. Обсудите "золотые", "серебряные" и "бронзовые" варианты сервисов

С сервис-провайдером нужно обсудить все варианты взаимодействия и уровни сервиса - по максимуму и по минимуму, советует Мазур. Затем можно привлечь внутренних бизнес-пользователей к выработке совместного решения - какой уровень и вариант предпочтителен для каких функций.

3. Используйте преимущества стандартизации и процессной зрелости

Сначала ИТ-отделам требуется масса времени и усилий, чтобы описать и улучшить свои процессы, довести их до требуемого ИТ-сервис-провайдерами уровня зрелости. Однако с какого-то момента от СММ можно получать свою пользу. В частности, зрелые отстроенные процессы проще передать менее дорогому поставщику - например, из другого региона.

Так, партнер фирмы Morgan, Lewis & Bockius Эдвард Дж. Хансен (Edward J. Hansen) рассказывает, что один из его клиентов смог быстро и без потерь в качестве сервиса передать поддержку решения, разработанного одной компанией, другому поставщику. В частности, такую безболезненность обеспечила как раз стандартизация процессов и у пакистанского оффшорного разработчика, и у интегратора, взявшего на себя поддержку. Иначе проблемы начались бы уже на согласовании положений SLA, считает Эдвард Хансен.

4. Расширьте охват контракта или увеличьте перечень пунктов соглашения

Периодически нужно пересматривать свой ИТ-портфель с целью выявления новых возможностей экономии и сокращения издержек - например, благодаря передаче тех или дополнительных иных функций вовне. Соответственно, нужно сразу предусмотреть возможность расширения аутсорсингового контракта. В свою очередь расширение контракта может стать поводом для обсуждения более выгодных условий и скидок с поставщиком.

5. Контролируйте работу поставщика

Вендоры переживают столь же непростые времена, как и их клиенты. Соответственно, многие поставщики вынуждены также сокращать расходы и персонал - а это может сказаться на производительности и качестве выполнения контрактных обязательств.

Безусловно, постоянно контролировать работу сервис-провайдера - достаточно затратно по времени, однако необходимо, считает Мазур. Иначе отсутствие контроля со стороны заказчика может привести к гораздо более серьезным временным (и любым другим) его потерям в долгосрочной перспективе.

6. Больше выводите в оффшор

Периодически стоит пересматривать объем работ, отдаваемых оффшорным компаниям. Зрелость оффшорного предложения постоянно растет. Многие вендоры расширяют зоны своего присутствия - так, что их новые центры могут оказаться территориально ближе к заказчику. Т.е. при сохранении низких цен уходят неудобства, связанные с разницей во времени и т.д.

7. Сократите количество объектов сервиса

Нужно по максимуму сокращать объемы сервисов по существующим контрактам - за счет рационализации приложений, пересмотра портфеля ПО, ликвидации или консолидации систем. Все это позволит снизить затраты на поддержку.

8. Пересмотрите условия контракта

Более 40% предприятий в этом году пересмотрели или пересматривают свои аутсорсинговые контракты, отмечают аналитики Gartner на основании данных исследования, проведенного в июне 2009 г. При этом многим удается добиться более выгодных условий и скидок.

Возобновить обсуждение условий по контракту можно в случае, если партнерство длится уже хотя бы год. Разумеется, результат новых договоренностей не должен сказываться на качестве сервиса. Кроме того, он должен устраивать обе стороны. Добиваясь для себя более выгодных условий, в чем-то клиент может пойти на встречу провайдеру - например, сделать менее жесткими те или иные требования, с учетом уже накопленного опыта успешного сотрудничества.

9. Пользуйтесь своим правом проверять и уходить

Контроль за ситуацией на рынке позволяет выявить неприятные моменты - например, что провайдер где-то существенно завысил цену относительно средней по рынку на такие услуги. Это можно использовать как рычаг давления с целью получения более выгодных условий.

Кроме того, нужно контролировать ситуацию и внутри - и своевременно исключать из контрактов те услуги, в которых бизнесу уже нет необходимости. Часть из них вполне можно передать менее дорогому поставщику, либо вернуть собственному ИТ-отделу - если это будет экономически более целесообразно.