История одного перехода

Многие сейчас рассматривают OpenOffice.org как потенциальную замену MS Office, но мало кто на нее решается. Тем не менее, достаточно удачный опыт перехода у некоторых организаций уже имеется, и здесь я хотел бы рассказать о своем личном опыте, который считаю успешным.

[Петр Астахов, ЗАО "Элинар-Бройлер"]

Причины

По осени 2003 года, если я не ошибаюсь, на нашем предприятии возникла необходимость в инвентаризации программного обеспечения - потому как существующее закупалось, мягко говоря, нерегулярно, и по большинству позиций лицензии, как водится, отсутствовали. Предприятие наше является средним по российским меркам, что, в пересчете на компьютеры, составляет около 80 рабочих станций. Инвентаризация была инициирована отделом ИТ, руководителем которого я являюсь, и проводилась в "облегченном" варианте - считалась только продукция одной известной заграничной фирмы. В результате, как говорится, "подсчитали - прослезились", а ознакомившись на сайте Microsoft с разделами по борьбе с пиратством и с их отчетами о действиях против незаконного использования программного обеспечения третьими фирмами, мы пришли к выводу, что данную проблему необходимо решить тем или иным образом. В результате шеф (финансовый директор) был ознакомлен с результатами. Но так как просто ставить проблему не приучены, в докладе были предложены несколько вариантов решения:

1. Самый простой. Оставить все как есть, только предупредить, что брать ответственность на себя не сильно хочется.
2. Самый дорогой. Купить все лицензии на все, что требуется. А это, считая только MS Office, считая по OEM ценам, около 200 (если я не ошибаюсь) долларов на 1 рабочее место. То есть покупка ПО на сумму около 12000 долларов (еще раз повторю - это только MS Office). Жалко тратить по 200 долларов для того, чтобы пользователь написал в месяц 2 служебные записки и заполнил 1 табель.
3. Самый интересный вариант. Рассмотреть, что есть на рынке, и использовать какое-либо альтернативное ПО. Желательно свободное.

Естественно, в качестве основного варианта был принят третий, с легким уклоном во второй. Это значит, что, по мере возможности, ставиться будет другое ПО, а там, где без MS никак нельзя, придется докупать лицензии. Что касается альтернативы - рассматривались следующие варианты: OpenOffice, какие-то свободно распространяемые редакторы типа "Иероглиф", еще какой-то офисный пакет, название которого потерялось в истории. Но так как на будущее в уме держалось и использование Linux в качестве рабочей станции для части пользователей, да и учитывая требование совместимости с MS Office, выбор пал на OpenOffice.

Тестовый этап.

Понятно, что просто взять, и поменять всем MS Office на OpenOffice не получится - что ни говори, а вопросы при освоении новой программы все возникают, и лучше, если их будет поменьше. Поэтому первым делом OO был установлен в удаленном подразделении, на 1 компьютере в службе продаж и, естественно, в нашем отделе. Пользователям вынесли ярлычки на рабочий стол, и подписали их "Типа Word", "Типа Excel", и работа пошла.

Первые вопросы

Как показали первые 2-3 недели эксплуатации, у пользователей возникает некоторое количество вопросов, и самые основные я постараюсь сейчас описать

Установка на компьютер - в Windows 98/Me вопросов с установкой не возникло, в Windows 2000/XP сначала пришлось повышать права постоянно работающему пользователю, и очень сильно удивлял тот факт, что программу нельзя просто поставить сразу для всех пользователей. Потом разобрались, что сперва надо проводить сетевую установку на компьютер, а потом запускать локальную установку для каждого пользователя. Кажется, ерунда, но до сих пор иногда приходится проводить локальную установку для пользователя, впервые севшего за компьютер. Хотя жаловаться не на что - в мире OpenSource никто никому не обязан (да и в мире проприетарного софта ситуация такая же), и, если меня это так напрягает, можно или самому дописать нужное, либо проспонсировать требуемую разработку.

Работа с файлами, импортированными из 1С - так как 1С является нашей основной корпоративной программой, с которой работает большая часть пользователей, то возникла проблема с "кракозябрами" в файлах формата MS Excel 95. После того, как была найдена русскоязычная рассылка, выяснилось, что эта проблема достаточно легко решается с использованием CyrTools, разработанных специально для этих нужд. Со старой версией CyrTools пришлось повозиться, ручками создать кнопочки для панели инструментов, в более поздней версии CyrTools сами встраиваются в меню. Следует отметить, что этот пакет является "предметом первой необходимости" для русскоязычного пользователя OO.

Печать документов из OO Calc. Сказать, что печать электронных таблиц реализована, мягко говоря "через Альпы" - это ничего не сказать. Это самое ужасное, чему приходится обучать пользователей. Постоянно в распечатку попадают ненужные листы с других страниц, и опыт работы с MS Excel только мешает. Очень часто приходится делать предварительный просмотр, но худо/бедно, но и этот процесс освоили практически все пользователи.

А теперь расскажу о неисправимых недостатках.

Медленная работа - открывается OO, особенно на старых компьютерах, ну просто жутко медленно. Понятно, что это плата за многоплатформенность и монолитность, но хотелось бы побыстрее. Поэтому единственный совет, который можно дать пользователям - если собираетесь работать с другими документами - не закрывайте OO, чтобы не приходилось так долго ждать. Технические сотрудники, со своей стороны, могут добавить оперативную память. Других вариантов повышения быстродействия я не знаю. К этому же недостатку можно отнести медленное сохранение. Понятно, что при сохранении документ сжимается, но плохо, что нельзя выбрать тип сжатия, "поиграться" с этим параметром для увеличения скорости.

Макросы MS Office - общеизвестно, что макросы не работают. Но в некоторых документах, особенно присылаемых из госорганизаций, без них никуда. Да и в некоторых унаследованных приложениях они используются. Поэтому совсем от Excel в организации не избавишься (данная проблема будет решена в StarOffice 8, выпуск которого планируется в июле 2005 года,-прим.ред.). Что касается базовой функциональности - то больше претензий нету. Тем не менее, некоторым пользователям, которые использовали Excel достаточно "глубоко", пришлось столкнуться с дополнительными проблемами.

Я не знаю, как правильно работать с фильтрами и автофильтрами в OO Calc, но, тем не менее, автофильтр чаще не работает, чем работает. Поэтому еще на нескольких рабочих местах замена Excel на OO Calc принесла бы только дополнительные проблемы и снижение общей производительности работы.

"Заточенность" некоторых внешних программ под MS Word - для нас это, в первую очередь, FineReader и Консультант+. Импортированный текст и бланки чаще всего неприлично расползаются, в результате чего документы требуют дополнительной доводки руками к приемлемому виду, что требует иногда достаточно продолжительного времени.

Переходим на OO

Но, тем не менее, бОльшая часть вопросов успешно решена, меньшая отложена или проигнорирована, и, после очередного этапа согласований, OpenOffice пошел "в массы". Пользователей поделили на 3 категории:

1. Пользователи, пользующиеся офисным пакетом сравнительно редко. Таких набралось достаточно много. На их компьютерах был удален MS Office, вместо него был установлен OO. У некоторой части не возникло никаких вопросов, но таких было мало. Практически всем пришлось первое время помогать с печатью, однако практически все проблемы были решены.
2. Пользователи, сильно привыкшие к MS Office. Таким пакет OO был добавлен, а ассоциации файлов были заменены на OO. Официально рекомендовалось пользоваться OO, но, если совсем невмоготу, использовать MS Office. Эти пользователи были предупреждены, что у них 1-2 месяца, после чего с продуктом от MS им придется окончательно расстаться.
3. К последней категории были отнесены пользователи, которым приходится общаться с "серьезными" организациями. Ни для кого не секрет, что частенько ведущие поставщики и покупатели присылают документы исключительно в формате MS со сложным форматированием, например, размещая логотипы своей фирмы в качестве подложки, или используя пароли для доступа к документам. С этим ничего поделать нельзя. В ту же категории были отнесены пользователи, у которых работа с OO приносила серьезное падение производительности. Этим пользователям также был установлен OO, но только в качестве вспомогательного.

В результате всего этого само-собой вышло так, что для обмена информацией внутри нашей фирмы используется формат OO. Так как данный пакет установлен на всех компьютерах, то документы передаются в его формате, и конвертируются в другие форматы на рабочих местах общающихся с "внешним миром", либо использующих другие программы.

Краткие итоги

Постараюсь кратко резюмировать текущую ситуацию с офисными пакетами внутри нашего предприятия. OpenOffice.org хорош в качестве свободного аналога MS Office для организации документооборота внутри предприятия. Данный пакет позволяет сэкономить достаточно большую сумму на покупку ПО. Экономический эффект растет с ростом числа компьютеров. Для организаций, использующих операционные системы, отличные от Microsoft Windows, OpenOffice.org снимает проблемы с совместимостью форматов, так как существуют сборки под различные операционные системы. Наличие пакета OpenOffice под ОС Linux является дополнительным фактором, увеличивающим привлекательность свободной ОС Linux для работы в офисе. Запланированный на скорое будущее выход OpenOffice.org версии 2 будет обладать улучшенной совместимостью с пакетом MS Office, и приближенным Look'n'feel. Это позволит облегчить переход на него другим пользователям. Стоит отметить работоспособность пакета CyrTools с бета-версией OO2, что, хотя и вполне естественно, является несомненным плюсом. Некоторым минусом является недостаток информации об особенностях работы установки и работы с пакетом в русскоязычной части интернета. Тем не менее, в решении большей части вопросов может помочь список рассылки OpenOffice. Другим недостатком являются повышенные системные требования, в первую очередь - к оперативной памяти. Тем не менее, выгоднее потратить деньги на обновление компьютера, чем на покупку лицензий, так как это сможет повысить общую производительность и при работе с другими программами. Повышение интенсивности борьбы с пользователями пиратских копий MS Office может способствовать росту популярности OpenOffice, что будет стимулировать дальнейший, возможно, лавинообразный рост числа пользователей OO. Поэтому использование OO, как минимум, внутри организаций будет являться лучшим выбором, чем покупка дополнительных лицензий на MS Office.

Общий вывод: пакет OpenOffice относится к категории необходимых, и позволяет легальным путем снизить расходы на программное обеспечение.