Пример оценки экономического эффекта проекта автоматизации

Несколько лет назад специалисты нашей компании написали статью о теоретических методах расчета окупаемости проекта автоматизации. Материал был подготовлен по просьбам заказчиков компании, но основывался он на статистических показателях сторонних организаций, занятых в проектах автоматизации. Данные были аккумулированы, обработаны и представлены на рассмотрение заинтересованных специалистов заказчика.

При этом мы честно предупреждали, что представленная статистика не проверена собственным опытом ИТРП. Но идея достоверного расчета экономической выгоды от проекта автоматизации продолжала жить среди менеджеров предприятий-заказчиков. В итоге, один из наших клиентов, группа компаний металлургической отрасли, выразил готовность приложить дополнительные усилия в ходе проекта и собрать данные, необходимые для расчета реального экономического эффекта выполненного проекта автоматизации. Результатам этого исследования и будет посвящена данная статья.

Реальная история

Изначально идея расчета потенциальных бизнес-преимуществ в сравнении с затратами на внедрения появилась у финансового директора группы компаний где-то в середине проекта. На тот момент внедрение шло полным ходом, работы выполнялись по графику, все заинтересованные стороны в целом были довольны друг другом. Однако система еще не находилась в промышленной эксплуатации, поэтому реального эффекта внедрения в организации не видели. При этом близилась оплата одного из дорогих этапов работ, что в рамках практики, сложившейся на предприятии, послужило поводом для проведения ревизии инвестиций, несмотря на изначально согласованный бюджет платежей. Именно в тот момент финансовое руководство группы компаний задалось  вопросом: «А стоит ли овчинка выделки?».

Оценить затраты легко

Выполнить прогноз общих затрат по проекту было достаточно легко. Они включают оплату работы экспертов и программистов ИТРП, которые не должны были превысить 4 млн. рублей, а также затраты совокупной стоимости внедрения и владения автоматизированной системой, то есть стоимость программного обеспечения, стоимость обновления системы, оборудования, других технических средств. В общей сложности «с запасом» стоимость конкретного проекта получалась около 5 млн. рублей .

Но как оценить доходы?

Сначала нам пришлось столкнуться с серьезными заблуждениями заказчика. Специалисты клиента решили по-своему рассчитать экономический эффект от запуска системы, умножив полный оборот группы предприятий за месяц (включая непроизводственные обороты от продажи финансовых активов и т.п.) на процент сокращения запасов, который прогнозировался на этапе предпроектного консалтинга. Насчитали 10-миллионную экономию в месяц! Предположив, что методика расчета подразумевает такую экономию каждый месяц, заказчик не поверил этому...

Первым делом пришлось проводить разъяснительную работу. Ведь действительно, по данной строке не удастся экономить по 10 млн. рублей ежемесячно, сэкономить получится один раз. Да и с точки зрения бухгалтерского учета экономия вообще получается неоднозначная, поскольку «лишний» запас - это актив, хоть и непроизводительный. Однако, с позиции бизнеса, разумеется, лишний актив является лишней тратой, то есть мы получаем так называемую экономию на «альтернативной затрате».

Расчет относительных показателей

В конце концов, мы предложили перейти от пугающих абсолютных цифр с большим количеством нулей к цифрам относительным.

Для этого вместе с клиентом мы поставили вопрос по-другому: если необходимо говорить о «чистой окупаемости», давайте посмотрим, на сколько процентов нужно снизить перерасход ресурсов (и, соответственно, стоимость излишне закупаемых материалов), чтобы окупить весь проект внедрения автоматизированной системы с дополнительными расходами всего за полгода?

Формула получилась простая: 5 млн. рублей (совокупные расходы) / 6 месяцев / полный оборот = доли процента. Разумеется, в реальности этот процент будет многократно превышен.

Даже если клиент не верит в проценты, указанные в предварительном (предпроектном) расчете, легко видеть, что для окупаемости системы и получения чистого дохода достаточно безусловно выполнимых долей процента! А на деле статистика вполне реальна, ее подтверждают и цифры из другого источника: фирма «1С» проводила опрос клиентов, внедривших у себя программный продукт «1С:Управление производственным предприятием», и получила весьма похожие показатели. Результаты этого исследования были представлены на региональных конференциях «1С» 2012 года.

Резюме

В ходе расчета экономической эффективности проекта автоматизации могут быть допущения, неопределенности, сомнения в точных цифрах. Но положительный эффект проекта достигается уже при минимальном улучшении результатов деятельности, которое выражается в долях процента и достигается благодаря новым оптимизированным информационным потокам. И даже самый пессимистичный прогноз позитивных изменений  может послужить обоснованием необходимости внедрения.