Возможности и риски технологий управления информацией

В рамках майской конференции-выставки DOCFLOW ‘2013 состоялась дискуссия, в ходе которой приглашенные эксперты из ряда ведущих ИТ-компаний высказали свое мнение относительно возможностей и рисков в области управления информацией. Обсуждались юзабилити и пользовательская поддержка внедрений, мобильные клиенты, готовность работы в облаке и другие актуальные вопросы.

Во многом внимание пользователей и, как следствие, разработчиков на сегодняшний день сосредоточено на юзабилити - понятном и удобном интерфейсе системы, логичности и простоте элементов управления ею. Привлекательный оригинальный дизайн интерфейса, по мнению ряда экспертов, у нынешних пользователей зачастую превалирует над функционалом СЭД.

Должно ли юзабилити быть приоритетным критерием при выборе СЭД и системы управления корпоративными ресурсами?

По мнению Владимира Андреева, президента компании "ДоксВижн", приоритетность юзабилити очевидна, потому что это является требованием пользователей. "Если мы посмотрим на подход к покупке и выбору СЭД в последние годы, то удобство использования и прозрачность интерфейса стали ключевыми требованиями. Почему это происходит? Тому есть две причины. Первая - появление нового класса пользователей: топ-менеджеров и исполнителей, которые не хотят учиться работать с системой ввиду нечастого взаимодействия с ней. Это люди, для которых работа с документами не является их основной функцией. Задачи, которые они чаще всего решают в системе, периодичны. Например, согласование квартального или ежегодного отчета. Проводить основательное обучение этих пользователей не имеет смысла, потому что до следующего квартала они будут забывать порядок составления документа в системе. И второе - появление нового класса клиентов, которые вообще отказывается работать с чем-либо, что не напоминает привычные соцсети. Это поколение пользователей только приходит в бизнес. И некоторые из этих молодых людей скорее поменяют место работы, нежели будут работать в информационной системе, которая являет собой очень нелогичный и неестественный для них интерфейс. Данный фактор пока менее значим в силу возрастных параметров. Но когда эти люди станут принимать решение о выборе систем, он таковым станет. И это будет уже очень скоро".

Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента "АйТи", обозначил очевидные риски, связанные с приоритетом на юзаблити. "Есть много примеров, когда система выглядит красиво и вроде бы удобно, но на деле оказывается неработоспособной. Все-таки первичен функционал и решение задач, а не внешний вид сам по себе. И второй момент, на котором хотел бы остановиться: в очень многих российских организациях СЭД используется в том числе для контроля над выполнением задач. И наивно было бы думать, что даже если интерфейс выглядит привлекательно, контролируемый пользователь полюбит его. Ничего подобного не происходит. И третье - невозможно сделать такой интерфейс, который нравился бы всем. Не получается. Не надо считать, что красота и юзабилити - это решение всех проблем".

Получив широкое распространение, мобильность оказывает существенное влияние на ИТ и бизнес-процессы. Многие компании охотно используют мобильные устройства для решения рабочих задач вне офиса, ибо главный приоритет современного сотрудника - эффективно использованное время. И в этом мобильные решения должны быть первым помощником.

Должны ли мобильные клиенты быть неотъемлемой частью ECM-систем? И как в этом случае быть с безопасностью контента, если сотрудники имеют доступ к системе и данным через Web-интерфейс с любого мобильного девайса? Зачем нужны мобильные клиенты ECM-систем и какие возможности они дают бизнесу?

По мнению Дмитрия Шушкина, директора по корпоративным проектам компании "ABBYY Россия", невзирая на ограничения, связанные с безопасностью использования информационных систем, количество мобильных сотрудников - тех, кто работает вне офиса, - только увеличивается. "Время, которое люди тратят на дорогу, находясь в пробках, можно использовать эффективно, если в этот момент они имеют доступ к информационным системам. Помимо этого есть целое поколение пользователей, для которых работа с любой информационной системой через мобильные устройства - привычное дело. Возможность работать в системе удаленно сокращает временные и финансовые издержки. И если в силу каких-то причин компания лишает человека такой возможности, он воспринимает это негативно. Что касается безопасности, то главным здесь был и остается человеческий фактор. Если человек хочет воспользоваться информацией в корыстных целях, он это сделает все равно. В данном случае не существует методов обезопасить информацию. Поэтому мобильность никаким ограничением не является, и все должны иметь доступ к информационным системам через мобильный Интернет. И это будет только удешевлять процесс работы с системой, двигать его вперед, увеличивая скорость".

Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям DIRECTUM, признав, что сам является активным мобильным пользователем, тем не менее обозначил очевидные риски. "Работа с мобильным устройством - это скорее всего работа с персональным мобильным устройством. А это значит, что используются те приложения, которые предпочитает сам пользователь, и та защита, которой он отдает предпочтение. Конечно, эту проблему можно решать. Можно довольно успешно применять соответствующую политику безопасности на уровне компании, какие-то технические средства. Какие риски в этой связи могут возникать? Утеря информации, паролей, испорченный документ, проникновение вирусов. Со всем этим можно бороться. Но кроме этого существует проблема, связанная с форматом документа, который при пересылке может изменяться. К примеру, документ создан в формате Word, а на мобильное устройство он приходит в pdf и дальше преобразуется в иной формат. Это становится проблемой для тех, кому нужно оперативно данный документ рассмотреть. Но с прогрессом спорить бесполезно, мобильность все равно придет. Просто все риски нужно учитывать и отслеживать".

Тема перспектив переноса корпоративных бизнес-приложений в облака в настоящее время обсуждается все более активно. Приняв во внимание все связанные с этим риски, для многих очевидно, что модель SaaS конкурентоспособна.

Является ли готовность работать в облаке обязательным требованием ко всем современным системам и насколько это актуально для российского рынка?

"На мой взгляд, для большинства ECM-систем работа в облаке нужна для быстрого старта работы системы, для решения отдельных задач разных департаментов с последующей возможностью масштабирования в систему управления контентом в целом. Это становится важным все большему числу клиентов. И это неизбежное будущее", - считает Максим Галимов.

Схожую точку зрения высказал Дмитрий Романов: "Я не буду спорить с такой позицией - это одна из возможностей работы систем. На самом деле можно говорить о разных сценариях использования облачных технологий. Психология представителя средней по величине компании пока сводится к тому, что он не готов хранить документы в облаке. В то же время использование облачных сервисов актуально для небольших компаний, которым трудно заплатить за обычную СЭД. Они экономят средства. Это первое соображение, которое через какое-то время перестанет иметь вес. Второе. При переходе на SaaS-модель мы арендуем предложение в облаке, что для отдельных функций документооборота вполне возможно. Например, внести в облако канцелярию. Почему нет? Этот факт ведет к тому, что современная СЭД становится набором тесно интегрированных между собой сервисов самого разного класса. Это может быть и хранилище документов, и канцелярия, и система согласования договоров и т. д. Но на сегодняшний день мне неизвестен провайдер, который предоставит сервис комплексной СЭД в облаке как платформы. Понятно, что инфраструктуру можно выносить в облака, но эта модель больше похожа на обычный аутсорсинг. И только некие моменты, связанные с ним, могут затормозить процесс".

Значимость стандартизации в современном мире очевидна всем. Об этом свидетельствует широкая область применения различных стандартов, в том числе и в ИТ. Являясь локомотивом этой отрасли, открытые стандарты повышают качество технологий, снижают стоимость решений, способствуют совершенствованию отрасли в целом.

Должны ли использоваться открытые стандарты при разработке систем управления данными?

По мнению Владимира Андреева, отрасль крайне недооснащена стандартами: "Стремясь правильно выбрать СЭД, потенциальный пользователь сталкивается с бесконечным количеством вопросов. Даже на здешней выставке, обойдя все стенды и попытавшись познакомиться с системой, он ничего не поймет, потому что в большинстве случаев это большие сложные решения. Поэтому сравнить системы одного класса - это большая экспертная работа, и нужны стандарты вариантов использования. Сегодня мы все стоим на пороге "взрыва" юридически значимого электронного документооборота. А каждый поставщик облачных услуг и единственно возможного в облаке документооборота, при помощи которого осуществляется обмен документами между организациями, поддерживает собственный стандарт. В данном случае стандартизация обмена документами необходима для того, чтобы мы перешли на безбумажный электронный документооборот. Юридически мы вроде бы готовы, но технологически сначала надо пройти стандартизацию. Кроме того, считаю, что все процессы взаимодействия - стыки, которые существуют между системами и различными платформами, - тоже должны быть хорошо стандартизированы. На сегодня в нашей российской действительности таких стандартов очень не хватает".

Дмитрий Романов обозначил риски, которые сопровождают внедрение открытых стандартов: "Можно построить, например, электронный архив на любой ECM-платформе. Десяток крупных производителей поддерживает ECM-стандарт. Но работает он зачастую медленно, и та операция, которая в родной системе выполнялась за долю секунды, при такой универсализации выполняется за десяток секунд. И пользователю невозможно объяснить, почему это так. Постепенно ситуация будет несомненно улучшаться. Потому что без такого открытого стандарта вам нечего делать в облаках. И пока мы не будем иметь открытые и реально работающие стандарты, "готовить" облака мы не научимся. Не соглашусь с тем, что стандартов в нашей отрасли мало. СЭД - это класс корпоративных информационных систем, стандартов здесь много. И разбираться в них должны производители, те, кто будет разрабатывать эти системы. Для пользователя это некая избыточна информация. Выбирая систему, он должен убедиться, что она работает и решает поставленные задачи. И стандартов для этого, на мой взгляд, на сегодня достаточно".