Мобильность наступает. СЭД готова к встрече

К 2013 г., по оценке Gartner, использование мобильного доступа к интернету превзойдет использование Сети с настольных компьютеров. Это и станет концом света для тех компаний, которые еще не осознали, что мир вступил в эпоху мобильности.

Мобильность требовалась всегда

Появление новых технологий, позволяющих вести дела удаленно, каждый раз давало мощный толчок развитию бизнеса. Так, распространение телетайпа в большой мере способствовало увеличению объемов биржевой торговли, поскольку теперь инвестор из Канзаса или Аризоны тоже мог участвовать в торгах на NYSE.

Компьютеры (когда они были большими) снова привязали бизнесменов к их офисам. Польза от них была несомненна, но мобильностью пришлось пожертвовать. Но вот в 1981 году появился IBM PC, и это был прогресс, ведь этот компьютер уже можно было легко доставить в нужное место и там выполнять свои задачи.

Интересно, что первый ноутбук появился в 1982 году. Конечно, массовое применение подобных устройств началось гораздо позже, но очевидно, что заказ от бизнеса на мобильные решения был изначально.

Очевидно, что мобильная революция изменила мир. Стандартом де-факто для деловых людей становятся планшеты. Но их применение в бизнесе пока в основном ограничивается базовыми сервисами: почта, социальные сети, веб-серфинг.

Корпоративный сектор, как обычно, не спешит внедрять модные новинки. Первые ласточки, даже такие как SAP с его 12,500 iPad, закупленных по инициативе самого Хассо Платнера, со-основателя SAP и председателя совета директоров для бизнес-задач в разных департаментах, погоды не делают. Однако следует признать, задают вектор развития.

Мобильность и трансформация бизнеса

Анализируя влияние мобильных технологий на трансформацию бизнеса, следует разделять два существенных момента: взаимодействие компании со своими клиентами и внутренние бизнес-процессы в организациях.

В первом случае преимущества "мобилизации" очевидны, поскольку мобильный доступ провоцирует более спонтанное покупательское проведение, что ведет к росту продаж - ведь магазин или банк теперь всегда "в кармане" у клиента.

Тогда как для внутренних бизнес-процессов использование смартфонов и планшетов все еще вызывает вопросы. Разумеется, в первую очередь протестует против них служба безопасности, поскольку специалисты по ИБ пока еще не имеют наработанной практики для защиты информации в мобильной среде. Однако это едва ли послужит серьезным аргументом для бизнеса, ведь если вспомнить историю, безопасники всегда были противниками: сначала - печатных машинок, потом - копировальных аппаратов, факсов, компьютеров. Сейчас же они выступают против интернета, облаков, социальных сетей...

Конечно, в службах безопасности вряд ли работают одни ретрограды и противники технического прогресса. Просто им нужно время, чтобы выработать адекватные подходы к защите информации, когда появляется очередная новая технология. Вне всякого сомнения, вопросы безопасности для мобильных устройств будут в скором времени будут как-то решены.

Интереснее другой аспект: Что нового могут принести мобильные технологии организациям, когда речь идет о повышении эффективности внутренних бизнес-процессов? Чем работа в корпоративной системе с планшетов и смартфонов отличается от работы с ноутбука? Ведь в эпоху ноутбуков феномен мобильности не обсуждался так широко, хотя технически возможности удаленного доступа к любым корпоративным данным уже были.

Современные мобильные устройства обладают двумя важными отличиями от предыдущих поколений компьютеров: это их форм-фактор и новый пользовательский интерфейс. Разработчикам приходится учитывать эти особенности и проектировать системы иначе. Теоретически можно было обойтись обычным веб-клиентом - если у нас есть браузер, то можно работать хоть со смартфона. Но такая "работа" превращается в кошмар для пользователя, о повышении продуктивности не может быть и речи. И уж точно ни один руководитель не станет тратить свое время на это.

Мобильность и СЭД

Дело в том, что все корпоративные системы, и в частности СЭД, изрядно перегружены данными. Карточка документа порой может состоять из почти сотни полей. Когда у вас большой экран, это не так критично. Но попробуйте впихнуть всю эту информацию в экран iPhone или BlackBerry. Если взять планшет iPad, то уже немного легче, но все равно тесно.

И тогда возникает вопрос: а нужна ли вся эта информация для принятия решений? Руководителям она точно не нужна и это уже подтверждается опытом эксплуатации. Когда компания "ИнтерТраст" создавала первую версию АРМ руководителя на iPad, разработчики полагали, что заказчик этого решения, первое лицо крупного банка, будет решать при помощи планшета только самые оперативные вопросы, а всеми остальными делами заниматься с обычного компьютера у себя в кабинете. Но все оказалось не так. Руководитель полностью переключился на работу с мобильным клиентом на iPad, и разработчикам срочно пришлось наращивать его функционал.

Из этой ситуации можно сделать два вывода. Во-первых, мобильный клиент СЭД - это вовсе не какая-то усеченная версия обычного клиента. Доступ к СЭД при помощи планшета должен рассматриваться как основной режим работы руководителя в системе. Во-вторых, возникает резонный вопрос. Если при работе с планшета или смартфона можно обойтись меньшим количеством реквизитов и функций, то почему бы не разгрузить и обычных пользователей от этой информации? Мобильные приложения стимулируют процесс реинжиниринга обычных приложений.

Отдельно нужно сказать о пользовательских интерфейсах. IPhone, который является "законодателем мод" в мире мобильных устройств, изначально создавался для обычных потребителей, отнюдь не для профессионалов. "Ни Apple, ни ИТ-службы не предполагали, что iPhone станет стандартом для бизнес-смартфонов, хотя именно это и случилось," - отметил Гален Груман, аналитик InfoWorld и автор блога Mobile Edge. И сейчас уже нельзя проектировать пользовательские интерфейсы СЭД без оглядки на мир мобильных устройств.

Этот аспект учитывался дизайнерами из Студии Лебедева во время работы над интерфейсом новой CompanyMedia, которая должна выйти в этом году. Все элементы интерфейса специально сделаны крупными, чтобы при переносе на планшеты минимизировать доработки.

Кому нужна мобильная СЭД?

Первая волна мобильных пользователей СЭД состояла сплошь из руководителей высшего звена. Нельзя отрицать, что это отчасти была дань моде, которую задал президент РФ Дмитрий Медведев, начав пользоваться iPad. Кроме этого существовала и объективная потребность - руководители действительно очень мобильны и редко проводят рабочий день в своих кабинетах.

Первые реализации мобильных клиентов делались, можно сказать, по индивидуальному заказу, общих требований еще не было. Вполне естественно, что при этом получается довольно высокая стоимость разработки, что можно оправдать только необходимостью обеспечения работы первых лиц организации.

В дальнейшем ситуация начала меняться. Планшеты приобретают большую популярность, и доступ к СЭД будет необходим все более широкому кругу пользователей. Функции ознакомления, согласования, наложения резолюций, обсуждения документов, создания поручения и контроля исполнения вполне могут быть реализованы на планшетах и смартфонах.

Единственное, для чего эти устройства пока не слишком удобны, - это набор и редактирование сложных и объемных документов. Для этих целей, а также для задач регистрации и сканирования документов удобнее пользоваться обычными компьютерами.

Все свое ношу с собой?

Ныне в связи с распространением мобильных устройств большую популярность получила фраза: Bring your own device - принесите свое устройство. Привыкшие все сокращать американцы уже придумали новый акроним - BOYD.

Для корпоративных ИТ эта новая тенденция, BOYD, - одна сплошная головная боль, поскольку надежных механизмов контроля и обеспечения безопасности информации на мобильных устройствах пользователей у них нет. Однако и традиционный подход "не допускать" нельзя считать эффективным. У пользователей уже сформировались свои привычки и предпочтения, и тех, кто привык к iPad, никак не заставить работать на Android, также как обоих из них трудно будет перевести на Windows Mobile. Смена моделей также происходит очень быстро - зачем эти заботы брать на себя ИТ-службе, когда пользователи сами готовы обновлять свои устройства?

Вместо того, чтобы пытаться ограничить использование сотрудниками личных устройств, лучше сосредоточить внимание на решении технических проблем безопасности и выработке политик работы с информацией с учетом новых реалий.

Результаты множества аналитических исследований показывают, что пользователи хотят работать с СЭД со своих мобильных устройств. Если решить вопросы безопасности, то это пойдет компании только на пользу, потому что мобильная работа ускоряет любые бизнес-процессы.