Новый подход к аутсорсингу снизит затраты торговых компаний

Ни для кого не секрет, что привлечение внешних компаний к поддержке второстепенных процессов в ряде случаев избавляет заказчиков от необходимости закупки дорогостоящего оборудования и ПО. Приходя к провайдеру услуги, они получают результат практически сразу, оплачивая при этом лишь ее использование. В этом смысле аутсорсинг подобен использованию мобильного тарифного плана без абонентской платы: говорим - платим, молчим - не тратим денег.

Для розничных сетей, торговых и дистрибуторских компаний и других предприятий, работающих с большим количеством внешних поставщиков и клиентов, одним из процессов, который безболезненно можно передать на поддержку внешнему исполнителю, является обработка первичной бухгалтерской документации и ее перевод в электронный формат.

Зачем бухгалтеру аутсорсер

Любая торговая или сервисная компания заказывает у поставщика товары и услуги, с которыми передается первичная бухгалтерская документация. Это могут быть счет-фактура, товарно-транспортная накладная, государственная таможенная декларация, акт о выполнении услуг и т.д. Большинство документов (в частноcти, счет-фактура) в соответствии с нюансами российского законодательства не могут быть заменены электронными аналогами: они обязательно должны быть предоставлены в бумажном виде: с печатью, "живой" подписью и прочими необходимыми атрибутами. После получения документов бухгалтеру компании-заказчика обычно требуется сравнить информацию на бумажном оригинале с данными о заказе в ERP (или бухгалтерской системе). Например, с точки зрения налогообложения наиболее важные пункты для сравнения - НДС и сумма счета. Не менее важно проверить юридические реквизиты контрагентов на предмет несовпадений, сравнить подпись с доверенностью, убедившись, что расписался тот человек, который имел на это право. Ведь любая неточность может привести к недополучению прибыли компанией или претензиям налоговых органов. После завершения сверки документов товар может быть оприходован и получатель может принять кредиторскую задолженность перед поставщиком.

Казалось бы, процесс совсем не сложный. Но с типичной торговой сетью сегодня взаимодействуют тысячи поставщиков, причем большинство из них - регионально распределенные компании. В центральном офисе проходит сверку огромное количество документов, в их сортировку и сверку вовлечено значительное количество персонала. Каждый бухгалтер или сотрудник, отвечающий за сверку, переводя взгляд с монитора на бумажку, проверяет, совпали ли данные на ней с информацией в заказе. В итоге, квалифицированные специалисты тратят значительную часть рабочего времени на рутинные операции проверки бумажных документов. В среднем, с учетом временных потерь, сверка одного бухгалтерского документа обходится компании в сумму до 200 рублей. Для компаний, которые работают с десятками и сотнями тысяч счетов, затраты только на сверку могут составить миллионы рублей в месяц. Однако эти расходы можно значительно сократить.

Компания Xerox применяет более современный подход к решению этой задачи, предлагая торговым и дистрибуторским компаниям воспользоваться услугой Xerox Finance and Administration Services (FAS). Основная цель услуги - снизить затраты квалифицированного персонала на рутинные операции сверки. В рамках предоставления услуги FAS специалисты Xerox преобразуют всю входящую первичную бухгалтерскую документацию в электронный вид и извлеченные из бумажных документов "цифровые" данные в автоматическом режиме сверяют с данными о заказах, которые находятся во внутренней бухгалтерской системе. Благодаря этому достигается значительная экономия времени бухгалтеров на непрофильные рутинные операции. "Документов, в которых есть фактические несовпадения, по статистике не более 20%. Остальные же документы приходят в корректном виде или с незначительными ошибками, - рассказал CNews менеджер по развитию бизнеса аутсорсинга документоемких процессов департамента консалтинга и информационных технологий компании Xerox Максим Андрианов. - Получается, что благодаря нашей работе бухгалтерам больше не нужно вручную перепроверять все приходящие документы: мы на 80% уменьшаем их нагрузку".

Разделение ответственности

Основная задача Xerox как поставщика данной услуги - это перевод документов в электронный вид, извлечение, верификация и сверка полученных данных с заказами. Безусловно, окончательное решение о признании платежа выполняет бухгалтер, так как аутсорсер несет ответственность только за сверку данных. "Мы не должны расплачиваться чужими деньгами: мы лишь готовим всю необходимую информацию для того, чтобы облегчить заказчику оперативное принятие этого решения, - отметил г-н Андрианов. - Соответственно, принятие кредиторской задолженности перед поставщиком по каждому документу всегда осуществляет бухгалтер на стороне заказчика, либо - на основании наших данных - настроенная заказчиком бухгалтерская система".

Но у Xerox есть ряд задач, за которые компания несет прямую ответственность перед заказчиком. Это оговоренная в контракте скорость обработки данных, корректность их извлечения. Если несовпадение данных - это вина провайдера, то заказчик вправе не только предъявить претензии, но и потребовать материальную компенсацию, которая позволит ему покрыть свои расходы на перепроверку данных либо на разбирательства с фискальными органами.

Однако извлечение и сверка данных - не единственные задачи, выполняемые в рамках услуги Xerox Finance and Administration Services. Если необходимо, то провайдер может расширить рамки предоставляемой услуги: подготовить необходимую аналитику, позвонить поставщику, запросить новые документы, повторно загрузить их в систему, сообщить обновленные данные бухгалтеру и т.п. Обычно такое расширение рамок услуги является экономически целесообразным, так как снижает общие затраты заказчика на сопровождение процесса.

Адресная аудитория

В наибольшей степени услуга Xerox FAS востребована в тех случаях, когда компания взаимодействует с большим числом поставщиков, широкой номенклатурой и с множеством заказчиков. В Европе обработку первичной документации отдает на аутсорсинг весь крупный бизнес. Если говорить о торговом сегменте - то это более 70% компаний. Подобная картина наблюдается на Западе и во многих других отраслях. Зарубежные компании понимают, что не нужно распыляться на процессы, которые не являются основными. Каждый профессионал должен заниматься своим делом.

Крупные российские торговые компании сегодня не меньше зарубежных коллег заинтересованы в оптимизации внутренних процессов и сокращении затрат. Но многие из них просто не догадываются о ее существовании. "Многие компании честно пытаются сократить издержки другими способами: оптимизируют менеджмент, уменьшают число сотрудников, но при этом оставляют без внимания внутренние бизнес-процессы, оптимизация которых также может принести заметный экономический эффект - делится своими наблюдениями г-н Андрианов. - Мы рассчитываем, что, когда наша услуга станет более популярной, заказчики оценят, насколько может вырасти эффективность их внутренних бизнес-процессов".

Российский рынок провайдеров этих сервисов сегодня не насыщен. Объясняется это тем, что на рынке нет большого списка подрядчиков, желающих нести финансовые риски, связанные со скоростью и качеством обработки данных. Xerox к этому готов, потому что обладает соответствующим опытом, знает, как предоставлять услуги соответствующего качества, а также сделать процесс прозрачным и оптимальным. Немаловажную роль играет и технический потенциал компании, задействованный в процессе предоставления данной услуги. В Европе у Xerox есть четыре крупных центра обработки данных, это отдельные комплексы, где обрабатывается различные документы, в том числе - первичная бухгалтерская документация.

Большинство аутсорсинговых сервисов ориентированы, в основном, на крупные компании. "Услуга Xerox FAS - не исключение, - отмечает г-н Андрианов. - Если будет крупный долгосрочный контракт - риски заказчика и провайдера снижаются, и, соответственно, снижается цена услуги". Сегодня для оказания услуги Xerox Finance and Administration Services компания использует только штатных обученных сотрудников.

По оценке Xerox, применение услуги Xerox FAS позволяет заказчику в 6-10 раз ускорить обработку документов. При этом стоимость процессов для конечного заказчика может снизиться до 2-2,5 раз и более. Степень сокращения затрат, по мнению г-на Андрианова, зависит от состояния существующего процесса у заказчика до момента старта аутсорсингового контракта: "Если торговая сеть уже задумывалась об экономии на данном процессе, то, скорее всего, какие-то технологии она уже внедрила, какие-то затраты попробовала оптимизировать". Поэтому до заключения контракта на услугу, специалисты Xerox по оптимизации качества бизнес-процессов проводят анализ существующих процессов заказчика. На основе результатов этой работы, формируется предложение по оптимизации и снижению затрат.

Сдерживающие факторы

Что помимо новизны услуги и невысокой информированности заказчиков препятствует ее продвижению на отечественный рынок? Пресловутый фактор информационной безопасность в этом вопросе не играет особой роли. Некоторые аналитики считают, что ключевым сдерживающим фактором привлечения аутсорсеров к реализации процесса обработки "первички" является неготовность организаций делиться неоптимальными процессами с внешними подрядчиками.

Но именно в момент кризиса к людям приходит (либо должно прийти) понимание, что данный неоптимальный процесс, будучи лишь затратным, съедает кучу усилий. Самой торговой сети для получения денег и взаимодействия с поставщиком или заказчиком он не нужен. Но ритейлер вынужден поддерживать данный процесс для обеспечения корректности бухгалтерской отчетности.

От электронного документа - к электронному архиву

Контроль за правильностью оформления первичной бухгалтерской документации для торговых сетей - далеко не единственная грань их взаимодействия с налоговой инспекцией. С ростом количества документов дистрибуторы и ритейлеры (как, впрочем, и игроки других вертикальных рынков) сталкиваются с проблемой хранения имеющейся документации и ее доступности.

Требования контролирующих органов к хранению документов за последние несколько лет практически не изменились. Место хранения по-прежнему не имеет значения: самым важным требованием остается регламент срока хранения (известно, что вся первичная документация должна храниться три года, а какие-то виды документов - пять лет). Соответственно, каждая компания самостоятельно принимает решение о том, в каком виде - бумажном или электронном - их хранить.

Разумеется, более правильным и современным подходом к хранению документов является создание электронных архивов. Это позволяет в дальнейшем не тратить время и силы на поиски необходимых бумаг. Но чаще всего бизнес только после проверок контролирующих органов понимает, что отсутствие электронного архива в компании - это проблема. "Вполне реальна следующая ситуация: налоговая инспекция попросила найти определенный документ, пояснив, что их вполне бы устроила его копия, - рассказал CNews г-н Андрианов. - В случае отсутствия структурированного электронного архива сотрудники компании вынуждены будут искать в архивных папках оригинальные документы, делать копии. На практике это выливается в аврал, особенного когда не удается найти нужного исходного документа. Случается, что в процесс вовлекается много сотрудников и в итоге работа офиса фактически блокируется". Г-н Андрианов подчеркивает, что при наличии в этой компании электронного хранилища подобная задача могла бы быть решена за несколько минут с использованием эффективных механизмов поиска по электронным документам, причем без нервотрепки и остановки работы компании.

"Золотая" бумага

Одна из проблем бумажного документа состоит в том, что с одним документом может работать только один человек. Второй минус - бумажные документы хранить дорого и неудобно. Стоимость услуги по переводу документов в электронный вид обходится в десятки раз дешевле, чем продолжение его хранения в бумажном архиве, - какие бы сложные технологии при создании электронного архива не использовали поставщики данной услуги. Европейские аналитики подсчитали, что чем дольше хранится бумажный документ - тем дороже он обходится: к пятому году хранения среднестатистического бумажного контракта из 10 листов его стоимость достигает 150 долл. При этом нельзя забывать о риске потери документа - он может пропасть при запросе из архива, при передаче из рук в руки, при возникновении чрезвычайных ситуаций. С электронным документом ничего подобного не происходит: им может пользоваться сразу несколько человек, его можно тиражировать, легко отыскать и т.п. При этом, правильная организация электронного архива позволяет связать электронную версию документа с местоположением его бумажного оригинала и при необходимости оперативно получить нужный оригинал из хранилища. Так что с тем, что наличие электронного архива значительно упрощает работу компании с документами, сегодня уже трудно спорить.

Политический катализатор

Рынок проектов создания электронных архивов очень велик, и государственные инициативы его сегодня подстегивают. Но и сами госорганы являются при этом одними из самых активных потребителей подобных услуг. В числе крупных проектов, реализованных в этой области, Xerox отмечает создание автоматизированной системы электронного архива Государственной Думы РФ. В рамках проекта за несколько месяцев был построен программно-аппаратный комплекс автоматизированной системы электронного архива заказчика, переведен в электронный вид архив Госдумы РФ, проведено соответствующее обучение. Формирование сводной номенклатуры дел в автоматизированном режиме дало значительную экономию во времени и трудозатратах. Если ранее подготовкой документа занимались два работника архива в течение полутора месяцев, то сейчас - один работник в течение полутора недель. Благодаря вводу в систему научно-справочного аппарата к документам архива значительно повысилась эффективность поиска документов по запросам, а время на их исполнение сократилось с нескольких часов до нескольких десятков минут. Другой масштабный проект Xerox - перевод в электронный вид архивного фонда Счетной палаты РФ. Электронный архив заказчика был интегрирован с действующей информационной системой. Проект позволил значительно повысить эффективность поиска документов по поступающим в архив запросам, а время на исполнение запросов сократилось с нескольких часов до нескольких десятков минут.

Государство год от года становится более требовательным с точки зрения корректности документов, сроков их предоставления. Повышается и уровень качества требуемой отчетности. Ввиду ожидаемого перехода на электронный документооборот, который активно пропагандируется государством, потребность в услугах создания электронных хранилищ растет. Задумавшись о создании электронного архива, нельзя забывать о том, что на протяжении многих лет работы каждой компанией накоплен огромный архив документов, которые наряду с текущей документацией необходимо перевести в электронный вид. Как все это сделать самостоятельно - бизнесу не совсем понятно. Но ясно одно: нанимать штатный персонал для этих целей не имеет смысла, потому что это непродолжительный по времени, но очень трудоемкий проект. Наиболее эффективно реализовать его могут провайдеры подобных услуг, обладающие соответствующим опытом и хорошими технологическим ресурсами. В частности, в рамках предоставления разнообразных услуг по работе с документацией заказчика компания Xerox может заниматься созданием электронного архива в качестве дополнительной услуги. Г-н Андрианов убежден, что, поскольку спрос на электронные услуги в нашей стране неуклонно растет, будет расти и спрос на услуги по созданию электронных архивов.